Uma das tarefas mais utilizadas no dia a dia da administração financeiro diária é o cadastro de contas a pagar. Esta funcionalidade tem como finalidade os lançamentos das Despesas da clínica, como exemplo, Salários e Aluguel. Nesta funcionalidade poderá ser verificado três tipos de ações, sendo elas: Inserir, Listar e Despesas Fixas.
Para que o usuário possa utilizar estas funcionalidades, será necessário possuir as permissões de "Contas a Pagar" e "Despesa Fixa". Falaremos sobre a Despesa Fixa em um outro artigo mais a frente do nosso treinamento.
Índice
1. Inserir
2. Listar
1. Inserir
Se o usuário possui as permissões indicadas acima, é só selecionar no menu superior a opção de Financeiro.
Neste campo, o usuário poderá lançar novas Contas a Pagar.
Deverá então selecionar Contas a Pagar, no menu esquerdo, e a opção de Inserir.
A tela será redirecionada para a Invoice, onde deverá ser preenchida as informações como a quem está sendo pago (Pagar a), Unidade e Data que virão preenchidas com a unidade em que o usuário está vinculado no momento da inserção e data atual - estes campos são habilitados para alteração.
No campo de N. Fiscal, o usuário poderá preencher com a numeração da Nota para controle e no campo de Observações inserir informações complementares.
Em Adicionar Item, deve ser indicado o que estará sendo pago - Produto e/ou Outra Despesa.
Assim que selecionar para adicionar ou Produto e/ou Despesa, será habilitado novos campos para preenchimento.
Nos casos de Produto, deverá ser indicado Quantidade, Item (Conjunto ou Unidade), Produto cadastrado no Estoque, Centro de Custo, Valor Unitário e Desconto/Acréscimo.
Observação: Se for inserido Produto do Estoque e estiver cadastrado com todas informações de compra, o mesmo será preenchido automaticamente. Nos casos de Outra Despesa, deverá ser preenchido Quantidade, Descrição do Item, Plano de Contas, Centro de Custo, Valor Unitário e Desconto/Acréscimo.
Nem todos estes campos são obrigatórios, entretanto para melhor aproveitamento das funcionalidades do sistema de Relatórios, e controle para análise, é ideal que a clínica preencha os campos conforme fluxo.
Assim que selecionar para adicionar ou Produto e/ou Despesa, será habilitado novos campos para preenchimento.
Outros ícones que permitem realizar determinadas ações estão indicados na imagem abaixo
No (1), existem ícones como seta para upload (verde) - onde poderá ser inserido Boleto (inserir código de barras), Nota Fiscal (inserir o arquivo XML e indicar Fornecedor) ou CNAB (Serviço Adicional); Impressora (azul) - onde poderá ser gerado o Recibo da Conta a Pagar; folha (amarelo) - ao selecioná-lo poderá gerar a Nota Fiscal, entretanto é necessário possuir também o Serviço Adicional; e Lixeira (vermelho) - ao selecionar esta opção, o usuário excluirá a Invoice.
No (2), apresenta-se dois ícones, o Maleta Roxa - para realizar movimentação de Entrada de Produto no Estoque e o X vermelho para excluir o Item da Invoice.
No (3), o usuário poderá indicar Parcelas e Intervalo (caso seja indicada um valor maior que um em Parcelas). Isto porque, a partir de duas parcelas, o valor será dividido igualmente e abrirá uma nova linha abaixo do (4), indicando novo vencimento conforme intervalo indicado.
No (4) estarão portanto as informações de Vencimento da Conta, Observação (caso seja inserida) Valor, Valor Pago e Pendências - onde deverá ser selecionado o valor em vermelho para realizar o pagamento.
Importante: Se o usuário estiver com o Caixinha aberto e for realizar lançamento de Conta a Pagar, a única forma que estará disponível para seleção de pagamento será Dinheiro. Para conseguir indicar outro tipo de Forma, será necessário fechar o Caixinha, para depois dar a baixa do valor. Observação: Na Conta existem três tipos de Data: Competência - o dia em que a Invoice foi gerada (o Campo de Data, na parte superior ao lado de Unidade), Vencimento - o dia em que a Invoice vence (o Campo de Vencimento no canto esquerdo inferior ao lado de Obs.), e Pagamento - o dia em que a Invoice de fato foi paga (essa informação será possível verificar selecionando o ícone de lupa ao lado do valor em verde).Observação: Ao buscar pela Invoice, no Contas a Pagar, a Data base será a de Vencimento.2. Listar
No Listar, o usuário poderá visualizar todas os lançamentos de despesas no sistema.
Para realizar esta análise e outros tipos de ações, o usuário irá em Contas a Pagar, no menu esquerdo e Listar.
O sistema disponibiliza de filtros para otimizar a busca (1).
O usuário poderá ou Imprimir o resultado da Busca, selecionando o ícone de Impressora, ou Gerar arquivo Excel, ao selecionar o ícone em verde (2).
O usuário também poderá gerar/verificar Nota Fiscal - somente se possuir o Serviço Adicional, no ícone de Folha em Laranja, editar a Invoice no ícone de edição em verde e verificar o detalhamento de pagamento da conta no ícone de lupa em azul (3).
Na coluna de Valor (4), o sistema também poderá apresentar três tipos de ícones: o Check (verde), conforme o da imagem abaixo, que indica que a Invoice foi totalmente quitada, o Triângulo (laranja), que indica que a Invoice foi parcialmente paga, e o Ponto de Exclamação (vermelho), que indica que a Invoice está vencida e não possui pagamento.
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