O que é?


O sistema disponibiliza a funcionalidade de Contas a Pagar, no Financeiro. Esta funcionalidade tem como finalidade os lançamentos das Despesas da clínica, como exemplo Salários e Aluguel. Nesta funcionalidade poderá ser verificado três tipos de ações, sendo elas: Inserir, Listar e Despesas Fixas. Para que o usuário possa utilizar estas funcionalidades, será necessário possuir as permissões de "Contas a Pagar" e "Despesa Fixa". 


Como fazer?

  • Para que o usuário possa realizar as funcionalidades do Contas a Pagar, o usuário precisará possuir as permissões indicadas acima e selecionar no menu superior a opção de Financeiro.  
  • O Contas a Pagar, é dividido entre três funcionalidades, são elas:


1. Inserir

2. Listar

3. Despesas Fixas



INSERIR

  • Neste campo, o usuário poderá lançar novas Contas a Pagar. 
  • Deverá então selecionar Contas a Pagar, no menu esquerdo, e a opção de Inserir. 
  • A tela será redirecionada para a Invoice, onde deverá ser preenchida as informações como a quem está sendo pago (Pagar a), Unidade e Data que virão preenchidas com a unidade em que o usuário está vinculado no momento da inserção e data atual - estes campos são habilitados para alteração.
  • No campo de N. Fiscal, o usuário poderá preencher com a numeração da Nota para controle e no campo de Observações inserir informações complementares. 
  • Em Adicionar Item, deve ser indicado o que estará sendo pago - Produto e/ou Outra Despesa. 

  • Assim que selecionar para adicionar ou Produto e/ou Despesa, será habilitado novos campos para preenchimento. 
  • Nos casos de Produto, deverá ser indicado Quantidade, Item (Conjunto ou Unidade), Produto cadastrado no Estoque, Centro de Custo, Valor Unitário e Desconto/Acréscimo.


Observação: Se for inserido Produto do Estoque e estiver cadastrado com todas informações de compra, o mesmo será preenchido automaticamente.


  • Nos casos de Outra Despesa, deverá ser preenchido Quantidade, Descrição do Item, Plano de Contas, Centro de Custo, Valor Unitário e Desconto/Acréscimo.
  • Nem todos estes campos são obrigatórios, entretanto para melhor aproveitamento das funcionalidades do sistema de Relatórios, e controle para análise, é ideal que a clínica preencha os campos conforme fluxo.  

  • Outros ícones que permitem realizar determinadas ações estão indicados na imagem abaixo. 
  • No (1), existem ícones como seta para upload (verde) - onde poderá ser inserido Boleto (inserir código de barras), Nota Fiscal (inserir o arquivo XML e indicar Fornecedor) ou CNAB (Serviço Adicional); Impressora (azul) - onde poderá ser gerado o Recibo da Conta a Pagar; folha (amarelo) - ao selecioná-lo poderá gerar a Nota Fiscal, entretanto é necessário possuir também o Serviço Adicional;  e Lixeira (vermelho) - ao selecionar esta opção, o usuário excluirá a Invoice. 
  • No (2), apresenta-se dois ícones, o Maleta Roxa - para realizar movimentação de Entrada de Produto no Estoque e o X vermelho para excluir o Item da Invoice. 
  • No (3), o usuário poderá indicar Parcelas e Intervalo (caso seja indicada um valor maior que um em Parcelas). Isto porque, a partir de duas parcelas, o valor será dividido igualmente e abrirá uma nova linha abaixo do (4), indicando novo vencimento conforme intervalo indicado. 
  • No (4) estarão portanto as informações de Vencimento da Conta, Observação (caso seja inserida) Valor, Valor Pago e Pendências - onde deverá ser selecionado o valor em vermelho para realizar o pagamento. 
  • Determinados campos estarão habilitados para alteração, caso o usuário possua permissão para alterar Contas a Pagar e não haja valor baixado na conta. 


Importante: Se o usuário estiver com o Caixinha aberto e for realizar lançamento de Conta a Pagar, a única forma que estará disponível para seleção de pagamento será Dinheiro. Para conseguir indicar outro tipo de Forma, será necessário fechar o Caixinha, para depois dar a baixa do valor. 


Observação: Na Conta existem três tipos de Data: Competência - o dia em que a Invoice foi gerada (o Campo de Data, na parte superior ao lado de Unidade), Vencimento - o dia em que a Invoice vence (o Campo de Vencimento no canto esquerdo inferior ao lado de Obs.), e Pagamento - o dia em que a Invoice de fato foi paga (essa informação será possível verificar selecionando o ícone de lupa ao lado do valor em verde). 
Observação: Ao buscar pela Invoice, no Contas a Pagar, a Data base será a de Vencimento.



LISTAR

  • No Listar, o usuário poderá visualizar todas os lançamentos de despesas no sistema. 
  • Para realizar esta análise e outros tipos de ações, o usuário irá em Contas a Pagar, no menu esquerdo e Listar. 
  • O sistema disponibiliza de filtros para otimizar a busca (1).
  • O usuário poderá ou Imprimir o resultado da Busca, selecionando o ícone de Impressora, ou Gerar arquivo Excel, ao selecionar o ícone em verde (2).
  • O usuário também poderá gerar/verificar Nota Fiscal - somente se possuir o Serviço Adicional, no ícone de Folha em Laranja, editar a Invoice no ícone de edição em verde e verificar o detalhamento de pagamento da conta no ícone de lupa em azul (3).
  • Na coluna de Valor (4), o sistema também poderá apresentar três tipos de ícones: o Check (verde), conforme o da imagem abaixo, que indica que a Invoice foi totalmente quitada, o Triângulo (laranja), que indica que a Invoice foi parcialmente paga, e o Ponto de Exclamação (vermelho), que indica que a Invoice está vencida e não possui pagamento. 

DESPESAS FIXAS

  • Em Despesas Fixas, o usuário poderá lançar despesas recorrentes.
  • Para realizar este lançamento, irá em Contas a Pagar, no menu esquerdo e selecionar Despesas Fixas.
  • Neste campo, o usuário poderá realizar três ações: Editar (selecionar o ícone verde), Excluir (ícone X) ou Inserir uma nova despesa fixa, selecionando o Inserir. 

  • Ao selecionar para inserir, o usuário será redirecionado para a página abaixo. 
  • O usuário deverá preencher as informações como: A quem está pagando (Pagar a), Unidade, Primeiro Vencimento e até quando irá se Repetir, o Intervalo da Recorrência e Forma de Pagamento.
  • Será necessário também selecionar para Adicionar Item, que habilitará novos campos para preenchimento.
  • Indique a Quantidade, Descrição do Item, Plano de Contas, Centro de Custo, Valor Unitário, Desconto/Acréscimo e Total. 
  • No canto direito, em Contas Geradas, constarão as contas desde o primeiro vencimento até o fim da repetição.
  • Após preencher com todos os dados, clique em Salvar.


Importante: A Invoices geradas a partir das Despesas Fixas, poderão ser baixadas em Contas a Pagar > Listar, que deverão ser buscadas pela data de vencimento. 


Observação: As Invoices previstas, ou seja, aquelas que foram geradas pela Despesa Fixa porém não estão consolidadas, deverão ser primeiramente consolidadas ou manualmente ou automaticamente se for seu dia de vencimento, para depois ser realizada a baixa do valor. 



Importante: Surgindo alguma dúvida, não hesite em nos enviar um e-mail para o [email protected]