O sistema disponibiliza a ferramenta de estoque para que haja o controle dos materiais que passam pela clínica. Contudo, isso pode ser expandido quando houver interesse em manter controle mais amplo de tudo que é movimentado, exceto a mão de obra, a fim de gerir o patrimônio e reduzir possíveis perdas ou desperdícios, além de antever e projetar a depreciação de ativos. Assim, é possível estabelecer padrões gerais de cadastros e pesquisa para o levantamento de dados e insights para o desenvolvimento de cenários e tomadas de decisão.
Índice
1. Cadastros
2. Relatórios e levantamento de informações
3. Aplicações práticas
Cadastros
A parte mais fundamental dentre as que compõem esse uso é justamente o cadastro das informações dos itens de estoque, pois ele norteará aquilo que de melhor pode ser extraído, ou seja, relatórios amplos e precisos. Dito isso, o cadastro dos produtos, medicamentos, equipamentos, aparelhos ou mesmo ferramentas deve estar preenchido com o maior número de informações descritivas possível. Para saber como preencher o cadastro dos produtos, clique aqui.
Além das informações dos cadastros dos itens, propriamente, que estão presentes no link destacado acima, há também o cadastro de informações fundamentais que estão interconectadas aos produtos, como Categorias, Localizações, Fabricantes e Kits de Produtos.
Abaixo, de forma ilustrativa, segue exemplo de um cadastro de item com o máximo de informações preenchidas:
Essa primeira etapa do cadastro indica as informações do item. Neste caso, trata-se de um medicamento para revenda.
Descendo a tela do cadastro do item, abaixo as informações que devem ser preenchidas como padrão de utilização e estocagem do determinado produto. É importante ressaltar que cada item possui a sua particularidade, o que impacta no preenchimento dessas informações.
Após isso, logo mais abaixo, as informações referentes à posição do produto no estoque:
Dessa forma, através do cadastro, será possível verificar não somente o que é, onde está, como é quantificado e armazenado, quem o vende ou compra, quem o produz e fornece e para que serve.
Relatórios e Levantamento de Informações
Há duas opções principais de relatórios de estoque que podem ser utilizadas de maneira consultiva para a elaboração de insights e criação de cenários: o de posição e o de movimentação. O primeiro presenta informações sobre a quantidade de estoque atual, não sendo possível buscar a posição em outra data. O segundo, auxilia a clínica para conseguir saber quais produtos têm mais demanda, quais usuários mais os utilizam e ordenar por data de validade para prevenir desperdício.
Contudo, eles não são os únicos. É possível gerar também um relatório de produtos ou de requisição de estoque. Se precisar gerar uma lista dos produtos cadastrados no sistema, o primeiro é o relatório ideal. Já o segundo, exibe todas as solicitações de produtos realizadas através da requisição de estoque, exibindo o usuário que solicitou e o status, bem como se está pendente ou finalizado.
Para gerar esses relatórios de estoque, é preciso ir em Relatórios (no menu principal) >> Acessar central de relatórios >> Estoque >> Posição, Movimentação, Produtos ou Requisição. Um detalhe bastante pertinente é que, já dentro dos relatórios, é possível agrupar sua organização para melhor visualização selecionando o campo "preferências", e depois "agrupamento", conforme segue como exemplo abaixo:
Esses relatórios podem ser gerados e baixados em forma de PDF, também em forma de gráfico, assim como podem ser exportados em formatos distintos, como por exemplo em XLSX, diretamente para o Excel.
Aplicações Práticas
Uma vez que você já tenha passado pelas etapas anteriores, como a ferramenta pode ser ainda mais útil e gerar valor para a clínica? Quais são os benefícios e por que seria interessante para a clínica fazer o preenchimento de tantas informações e expandir o controle para além do já costumeiramente utilizado? Há como tirar proveito dessa ferramenta de outras formas?
É comum observar a utilização do sistema para fazer um controle básico do estoque, sobretudo quando envolve a utilização de medicamentos e produtos na realização de procedimentos médicos. Contudo, através dos recursos presentes, é possível utilizar a ferramenta para um controle consideravelmente mais amplo que pode abranger diversos aspectos do controle patrimonial e de inventário, além de auxiliar no planejamento financeiro e até mesmo a recuperação de crédito. Abaixo serão elencados, numericamente, exemplos distintos de adequação de informações e utilização da ferramenta.
1. Controle de Equipamentos e Ativos Físicos (fins contábeis e de Valuation):
É possível utilizar a ferramenta para monitorar o estado e a disponibilidade de equipamentos médicos de maneira geral, como aparelhos de raio-x, ultrassom, monitores cardíacos, entre outros. Além disso, é possível manter um registro dos móveis e utensílios presentes na clínica, como mesas, cadeiras, armários e computadores, para além dos equipamento de uso estritamente médico.
Isso pode ajudar a planejar manutenções preventivas e identificar a necessidade de substituição, além de manter um controle contábil como um todo daquilo que faz parte da clínica, que pode ser útil também em casos de operações de fusão e aquisição para Valuation.
2. Controle de Materiais de Construção e Manutenção:
É possível manter registros de materiais utilizados em reformas e manutenções da clínica, como tintas, cimento, fiação elétrica, dentre outros.
Ao realizar esse monitoramento, é possível identificar padrões de gastos e planejar futuras reformas de maneiras mais eficazes.
3. Planejamento Orçamentário:
Utilizar os dados do estoque para estimar gastos futuros com materiais e equipamentos ajuda na elaboração de um orçamento mais preciso.
Se a clínica planeja ser expandida, por exemplo, pode usar os dados do estoque para estimar os custos associados à aquisição de novos equipamentos e materiais.
4. Insight de Armazenamento e Utilização de Estrutura Física:
Ao fazer o controle de estoque, uma medida importante é não armazenar insumos demais, nem de menos. Quando a clínica fica com uma quantidade grande de materiais, precisa de um espaço maior de armazenamento e corre o risco de perder os produtos que não serão utilizado.
Ao fazer um estudo sobre a demanda de cada item, por exemplo, de mês em mês ou de três em três meses, dependendo da natureza dos itens, é possível obter uma média de quanto irá utilizar e, consequentemente, manter seu estoque abastecido de forma equilibrada.
5. Conhecimento da Própria Demanda:
Ao conhecer a demanda de uso dos produtos na sua clínica, ter o cadastro dos seus fornecedores e manter o inventário do seu estoque em dia, você pode organizar melhor os processos de compra.
Isso evita ter que comprar itens com urgência, tendo que pagar mais por eles, pois há um planejamento prévio, onde conseguirá negociar melhor com as empresas fornecedoras.
6. Insights de desperdício e Controle:
A automatização e preenchimento robusto das informações torna possível saber se está havendo desperdícios e acompanhar o uso de produtos que tenham data de vencimento, dando preferência para aqueles que vão vencer antes.
Ter essa informação é importante não apenas para repor os insumos, evitando faltas de produtos, mas também para precificar seus procedimentos de modo que você não reduza sua margem de lucro.
7. Recuperação de crédito (aspecto tributário):
É possível utilizar o preenchimento do NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), que é um código de 8 dígitos, para identificar a natureza de um produto, permitindo a sua correta tributação e facilitando o comércio entre os países membros do Mercosul, no cadastro dos itens do sistema.
A importância do NCM para o controle de inventário e patrimônio reside no fato de que ele proporciona uma padronização na identificação de produtos, o que evita confusões e erros na gestão de estoques. Além disso, ao classificar corretamente os itens com seus respectivos NCMs, uma empresa pode calcular de maneira precisa os impostos e encargos relacionados à importação e exportação, garantindo uma operação mais eficiente e em conformidade com a legislação vigente.
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