Controle de Prótese - Odontograma

Um controle de prótese dentária é um sistema ou método utilizados em consultórios odontológicos para gerenciar e acompanhar o processo de fabricação, ajuste e entrega de próteses aos pacientes. Esse controle envolve o registro detalhado de todas as etapas do procedimento desde a moldagem inicial até a finalização da prótese, incluindo informação de status de pagamento. Além disso, o controle de prótese dentária abrange a organização de agenda de forma eficaz com a integração entre features, garantindo um fluxo de trabalho eficiente e satisfatório. O objetivo do controle de prótese é facilitar a gestão e o fluxo das próteses realizadas no consultório.

Índice

1 - Habilitar o controle de Prótese

2 - Permissões

3 - Configuração do controle de Prótese

4 - Comportamento da operação

5 - Modelo Kanban e Modelo Tabela

O acesso ao Controle de Prótese é realizado em Agenda > Controle de Prótese.

1 - Habilitar o controle de Prótese:

Para a opção de Controle de Prótese aparecer:

É indispensável que o Admin habilite a configuração em Configurações > Outras Configurações >  Outras Configurações > Odontograma > Habilitar Controle de Prótese.

2 - Permissões:

Primeiro passo para utilização do Controle de Prótese é ativar as permissões no(s) cadastro(s) desejado(s).

  Observação: Está ação é exclusiva do Admin (Master).

1. Será necessário ir em Cadastros > Funcionários ou Profissionais > Acessar o usuário desejado > Permissões > Odontograma > Configurar Etapas de Prótese e/ou Controle de Prótese. 
2. Nesta tela, o Admin define de forma independente e modular como deseja que cada usuário tenha acesso ao processo.

• As opções ficam acerca das funcionalidades e das ações (Visualizar, Inserir, Alterar e Excluir)
• Configurar Etapas de Prótese - opção de "Configuração" (⚙) na tela de Controle de Prótese e suas funções.
• Controle de Prótese: Tela de Controle de Prótese (Visualizar) além de adicionar paciente no Controle (Inserir) e mover os cards entre as etapas (Alterar) 

     3. Após definir as permissões, clique em "Salvar".

3 - Configuração do Controle de Prótese

• Ao acessar a tela de Controle de Prótese encontrará a mesma sem informações, conforme imagem, pois, é necessário configurar as etapas de acordo com o fluxo da clínica. 
  
• Acesse a tela de "Configuração" (⚙);
• Em "Configurar Procedimentos" existem duas colunas: "Procedimentos" e "Procedimentos Ativos". Nesta etapa será necessário definir o(s) procedimento(s) que farão parte do Controle de Prótese.
• ATENÇÃO: Para que o(s) procedimento(s) liste/listem na aba "Procedimentos" é necessário que o mesmo tenha/tenham sido configurado(s) previamente como Procedimento Odontológico 
• É possível buscar pelos procedimentos a fim de facilitar a busca em caso de vários procedimentos cadastrados.
• Na aba de "Procedimentos", clique em "+" no procedimento para movê-lo para aba de "Procedimentos Ativos".
  Pronto, este procedimento fará parte do Controle de Prótese. 
• Caso deseje remover algum procedimento basta, na aba de "Procedimentos Ativos", clicar no botão de "Excluir (Lixeira)" para movê-lo para aba de "Procedimentos". Pronto, este procedimento foi removido do Controle de Prótese. 

  

• 

 ATENÇÃO: Só é possível deletar do Controle de Prótese procedimento que não esteja com card em nenhuma etapa. 

DICA: Se a tela se apresentar conforme a imagem a seguir, confira se há procedimentos cadastrados como Procedimento Odontológico.

Configuração de extrema importância, pois, o paciente só irá aparecer para ser adicionado no Controle de Prótese uma vez que este procedimento esteja ativo para tal.

• Ainda na tela de Configuração, após realizada a etapa de configuração dos procedimentos, será necessário criar as etapas do processo do controle da prótese. Para adicionar as etapas vá à aba "Configurar Etapas" e clique em "+Adicionar"

• Cliente cria de acordo com a necessidade da clínica

• Utilizarei como base etapas pessoais com intuito de exemplificar um possível fluxo - podem ser diferentes para outras licenças

• Pré-envio: Etapa inicial que envolve criação do molde para envio ao laboratório;

• Molde Pronto: Etapa para sinalizar que o molde já está pronto para envio;

• Envio: Etapa o molde indica que está em status de envio para o Lab;

• Em Laboratório: Etapa que indica que a prótese está em confecção no Laboratório;

• Retorno à Clínica: Etapa que indica recebimento da prótese e está em conferência de qualidade do recebimento;

• Agendar Paciente: Molde dentro dos padrões de confecção necessários e pronto para agendar paciente para instalação;

• Finalizado: Instalado

Ao clicar em "+Adicionar", preencha os campos

• Nome da Etapa

• Porcentagem - Quantos % do valor total é cobrado nesta etapa? Para mover o card entre as etapas, a conta a receber terá que ter o valor mínimo quitado

• Permite Agendamento - Definir se a etapa em questão já permite agendar o pacienteCom as etapas criadas é possível gerenciar suas configurações como:

Ativar "Permitir Agendar" - ativar possibilidade de agendamento sem precisar abrir o pop up de edição:

Quando o check box "Permitir Agendamento" está desmarcado, do lado de fora a opção irá se apresentar como "Permitir Agendar". Quando o checkbox está marcado, do lado de for, a opção irá se apresentar como "Não permitir agendar". Desativar a etapa - Não quer mais a etapa no controle de prótese;

Atenção: Não é possível desativar etapa que contenha card. Para desativá-la é necessário estar vazia.

Não é possível excluir uma etapa 

Editar - Editar as informações da etapa como Nome, Porcentagem e/ou possibilidade de agendamento;

Atenção: Não é possível editar etapa que contenha card. Para editá-la é necessário que a mesma esteja vazia.

Mover as etapas - movimentar as etapas para a ordem que desejar;

4 - Comportamento da Operação

Com as etapas já definidas, é necessário adicionar um paciente. Clique em "+Adicionar". Para o paciente aparecer é fundamental 2 etapas

1. Procedimento ativo para Controle de Prótese
2. Conta a Receber criada - não pode estar executada 

• Ao clicar em +Adicionar, irá listar por procedimento. Ou seja, se a invoice possui 2 procedimentos, e estes habilitados para o controle de prótese, vão listar 2x

Segue exemplo:

No modal de "Adicionar novo item" escolha qual procedimento irá para o processo do Controle de Prótese. O paciente será adicionado na primeira etapa. 

Ao adicionar o procedimento é possível verificar

A porcentagem de pagamento (em fundo azul) 

Porcentagem de pagamento cobrada por etapaPara mover o card entre as etapas, é obrigatório que a porcentagem do pagamento da etapa em questão esteja quitada. Quando tenta mover o card e a conta a receber não está com a porcentagem equivalente quitada, o card retorna para a etapa anterior

Exemplo: Mover de Pré-envio para Molde Pronto (esta etapa exige 25% da conta a receber quitada).  Ao mover o card com a conta ainda em aberto, o sistema sinaliza o impedimento

• Acessar a conta:
• Indicar se a Prótese está atrasada ou Retornou ao Laboratório;
• Alterar o Profissional Executante;
• Definir o Laboratório parceiro (Laboratório deve ser cadastrado em Fornecedor);
• Preencher Data de Envio de Molde, de Recebimento de Prótese e Data do Recebimento;
• Definir as formas de Envio do Molde e Recebimento Prótese;
• Preencher o nome da pessoa que Recebeu o Molde (por exemplo, o nome do encarregado, do motoboy) e de quem Recebeu a Prótese (por exemplo, recepcionista)
• Na aba Movimentações é possível:
• Acessar o log de movimentações dos cards;Na aba Documentos é possível:
• Inserir um Formulário para Documentar o processo (Para este caso é indispensável que exista formulário com o tipo Ordem de Serviço já criado).
• Como inserir?  Escolher o Formulário > clica em "Adicionar" > vai abrir o modal de formulário para ser preenchido > feito o preenchimento basta salvar.
• Como gerenciar a Ordem inserida?  No modal de Controle de Prótese > aba de Documentos > pode acessar o formulário no "Abrir Formulário" e realizar as edições necessárias (atenção as permissões e configurações de Formulários) e alterar o status entre Inserida, Preenchida e Enviada.
• Onde acessar? Além do acesso pelo card no Controle de Prótese, é possível visualizar na Linha do Tempo do Paciente.Ao mover o card do paciente, que esteja dentro dos parâmetros, para uma etapa
• Abre o modal de edição.
• Aparece o aviso de "Sucesso"
• Durante as movimentações e controle das etapas, é possível indicar que está "Atrasado" e/ou "Retornou ao Laboratório".  As opções são para assinalar e auxiliar na identificação de atrasos no processo e quando a clinica precisou retornar a prótese para confecção (indicando que houve adversidade no processo".
• Atrasado: relógio vermelho
• Retornou ao Laboratório: seta amarela 
• Quando o card está na etapa que permite agendamento aparece o botão "Agendar". Clique nele e para ser redirecionado à Agenda Diária do profissional executante para escolher dia e hora para o agendamento.
•  Ao abrir a tela do agendamento, os dados já vem autopreenchidos.
• Basta conferir os dados e salvar o agendamento
• Pronto, finalizado o processo de Controle de Prótese 
• Para o caso desse thorn, basta mover o card para a etapa de "Finalizado" para controle e gestão dos processos

5 - Modelo Kanban e Modelo Tabela

Modelo Kanban

•  Modelo de operação e controle

• Funciona com as movimentações dos cards (serviços) pelas etapas para gerenciar melhor o processo. 

Modelo Tabela

• Modelo visual - é possível ter acesso ao modal de edição, mas para movimentação em etapas somente pelo Kanban
  

Importante:  Surgindo alguma dúvida, envie um e-mail para suportefeegow@docplanner.com

Seu feedback é muito importante. Avalie se este artigo te ajudou clicando abaixo.