14. A quem se destina e como utilizar o Meu Caixa

O caixa tem como principal finalidade garantir um controle preciso dos lançamentos, registrando todas as movimentações realizadas pelos usuários que operam na recepção da clínica. Além disso, essa funcionalidade permite que o responsável financeiro acompanhe detalhadamente a movimentação financeira de cada funcionário. Para que os registros sejam efetuados corretamente, é essencial que o caixa esteja aberto.

Índice

1. Quem pode utilizar? 

2. Como utilizar?

3. Funções do Caixa

4. Fechar caixa

1. Quem pode utilizar? 

O Meu Caixa foi concebido para usuários que realizam operações financeiras na recepção da clínica, mas não fazem parte do corpo administrativo e, portanto, não têm acesso a informações financeiras mais amplas, como contas a pagar, despesas e receitas da clínica. Esse recurso permite que esses profissionais operem exclusivamente as movimentações do seu próprio caixa.

Ele pode ser utilizado por usuários que possuírem a permissão "Lançamentos mediante abertura de caixinha próprio" e é ideal para funcionários da recepção que atendem diretamente os pacientes e realizam os recebimentos.

Com essa permissão habilitada, os usuários deverão obrigatoriamente abrir o caixa para realizar qualquer movimentação financeira. Isso garante um controle mais preciso das transações, registrando todas as operações de forma individualizada e segura.

Importante: Os usuários poderão realizar recebimentos de qualquer "forma de pagamento", como dinheiro, Pix, cartão e transferência. No entanto, os pagamentos de contas a pagar só poderão ser efetuados em dinheiro. 

2. Como utilizar? 

Abertura do Caixa

Com a permissão habilitada, o usuário deverá abrir o caixa antes de realizar qualquer movimentação financeira. Para isso, basta clicar no ícone Meu Caixa, localizado no menu superior. 

Ao selecionar o ícone, será exibido um pop-up contendo as seguintes informações:  

• Usuário de abertura: identifica quem está abrindo o caixa.
• Data de abertura: registra o momento da abertura.
• Saldo inicial: campo destinado ao valor inicial em dinheiro, geralmente utilizado para troco. 
• Conta do caixa: lista as contas correntes cadastradas como Caixa Físico, vinculadas à unidade, de onde o usuário deverá informar a origem do saldo inicial e o destino do dinheiro após o fechamento. Normalmente, utilizam um "Caixa Tesouraria" ou "Caixa Cofre". 
• Botão "Abrir Caixa" para confirmar a abertura.

Após clicar em "Abrir Caixa", o sistema exibirá uma notificação confirmando a abertura com sucesso. Além disso, um cifrão verde ($) aparecerá no ícone Meu Caixa, indicando que o caixa está ativo: 

Observação: O valor inserido no campo Saldo Inicial será debitado da conta selecionada no campo Conta do Caixa no momento da abertura. 

3. Ações após abrir o caixa

Com o caixa aberto, o usuário pode executar diversas funções, incluindo transferências, lançamento de despesas, consulta de detalhes e fechamento do caixa.

Transferir

A opção Transferir permite ao usuário realizar transferências do seu caixinha para outra conta ou caixa. Para isso, o caixa deve estar obrigatoriamente aberto.

Regras para Transferências

• O usuário só poderá transferir valores na mesma forma de recebimento utilizada no caixa. Exemplo: se recebeu em dinheiro, só poderá transferir em dinheiro. Transferência de Cheque só estará disponível se houver algum cheque recebido.
• Após preencher as informações e salvar, a transferência poderá ser aprovada automaticamente ou dependerá de aprovação de quem recebe, conforme a configuração.

Configuração de Aprovação:

Para exigir aprovação, a configuração "Confirmar transferências entre caixas" deve estar ativada em Configurações > Outras Configurações > Outras Configurações (menu esquerdo).

Se a aprovação estiver ativada:

• Transferências para contas correntes ou caixas físicos precisarão da aprovação de um usuário confirmador.
• Transferências entre caixinhas precisarão da aprovação do usuário que receberá a transferência.

+Despesa 

A opção de +Despesa é utilizada para lançamentos de contas a pagar. Pelo caixa estar aberto, o usuário somente poderá realizar a baixa de pagamento pela forma dinheiro. 

Ao selecionar a opção, o sistema redirecionará a tela para a inserção de Conta a Pagar. O usuário deve preencher o as informações da conta e qual item será adicionado (Produto ou Outra Despesa) e dar a baixa.  

Detalhes

Em detalhes poderá ser visualizado o extrato do caixa. Constarão todas as movimentações e no final da página constará um total de saídas e total de entradas de forma sintética.  

4. Fechar caixa

Indicamos que o fechamento de caixa seja realizado no fim do expediente do usuário, onde deverá ser indicado a quantia que possui em dinheiro. Para realizar esta ação, deverá ser selecionado o ícone de Meu Caixa. Abrirá o pop-up, e será necessário selecionar a opção Fechar Caixa:

Feito isso, o sistema irá redirecionar a tela, onde constará o detalhamento de fechamento de Caixa. Verifique se o valor da coluna 'Total fechamento de caixa' bate com a quantia em dinheiro indicada. Caso haja divergência, analise os lançamentos para identificar o motivo da diferença. Clique para fechar caixa, após preencher o valor em dinheiro. 

O sistema irá acatar o valor da coluna de Total fechamento de caixa, e este valor será transferido automaticamente, após fechamento, para a conta corrente do Caixa Físico.  Se fechar o caixa com a divergência, o usuário confirmador, caso possua um, será notificado para ciência onde será necessário dar o check ou X, para que a notificação deixe de aparecer. 

Após fechamento, o sistema notificará indicando que o caixa foi fechado com sucesso, e o cifrão verde ($) no ícone de Meu Caixa, deixará de aparecer.  

Observação: A tela de fechamento do caixa detalhado, caso não apareça, pode ser habilitada pelo usuário master em Configurações > Outra Configurações > Outras Configurações > Detalhar o fechamento do caixa.

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